Một yếu tố quan trọng khác khi thuê máy photocopy màu là dịch vụ hỗ trợ và tư vấn từ các công ty cho thuê. Việc lựa chọn máy photocopy sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp không phải là điều đơn giản. Các công ty cho thuê máy photocopy màu thường có đội ngũ tư vấn viên giàu kinh nghiệm, giúp khách hàng lựa chọn được thiết bị phù hợp nhất. Họ sẽ đánh giá nhu cầu của doanh nghiệp, từ đó tư vấn các dòng máy photocopy với các tính năng phù hợp như công suất, tốc độ in ấn, khả năng kết nối mạng, hay các chức năng bổ sung như quét tài liệu, fax, hoặc in từ xa. Đặc biệt, đối với những doanh nghiệp mới bắt đầu hoặc các công ty không có chuyên môn về công nghệ, việc có một đơn vị tư vấn có thể giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời đảm bảo doanh nghiệp sẽ chọn được máy photocopy phù hợp với ngân sách và nhu cầu công việc.
Dịch vụ cho thuê máy photocopy màu đang trở thành xu hướng phổ biến không chỉ tại các thành phố lớn như TP.HCM mà còn ở nhiều tỉnh thành khác. Các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ, đang tìm kiếm các giải pháp linh hoạt và tiết kiệm chi phí để đáp ứng nhu cầu in ấn và sao chép tài liệu hàng ngày. Việc sở hữu máy photocopy màu không phải lúc nào cũng là một lựa chọn hợp lý, nhất là khi xét đến các chi phí bảo trì, sửa chữa và thay thế linh kiện theo thời gian. Trong khi đó, dịch vụ cho thuê máy photocopy màu không chỉ giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu mà còn giảm bớt gánh nặng về các chi phí phát sinh. Doanh nghiệp có thể chỉ cần trả một khoản phí thuê cố định hàng tháng và không phải lo lắng về các sự cố kỹ thuật, bảo trì hay thay mực.
Đặc biệt, dịch vụ thuê máy photocopy màu còn giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề không gian làm việc. Trong các văn phòng nhỏ, việc sắp xếp thiết bị sao cho hợp lý và tiết kiệm diện tích là một yếu tố quan trọng. Thuê máy photocopy màu sẽ giúp doanh nghiệp không phải lo lắng về việc mua máy cồng kềnh và chiếm quá nhiều diện tích. Các công ty cho thuê máy thường cung cấp các loại máy photocopy với nhiều kích thước và công suất khác nhau, từ những máy nhỏ gọn, tiết kiệm không gian đến những máy có công suất lớn hơn cho các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng cao. Khi doanh nghiệp không cần sử dụng máy nữa hoặc có nhu cầu thay đổi thiết bị, họ có thể yêu cầu thay thế máy mà không gặp phải khó khăn trong việc lưu trữ hay di chuyển thiết bị.
Thêm vào đó, dịch vụ cho thuê máy photocopy màu còn mang đến sự tiện lợi khi doanh nghiệp cần sử dụng máy trong một thời gian ngắn hoặc cho các dự án đặc biệt. Nếu doanh nghiệp cần sử dụng máy photocopy màu chỉ trong một khoảng thời gian ngắn, chẳng hạn như trong các sự kiện, hội thảo, hoặc các dự án tạm thời, việc thuê máy sẽ là giải pháp lý tưởng. Doanh nghiệp không phải đầu tư một khoản tiền lớn để mua máy, và sau khi hết thời gian sử dụng, họ có thể trả lại máy mà không phải lo lắng về việc xử lý thiết bị không còn sử dụng nữa.
